In der QUAPEN®-Handzeichenliste werden Mitarbeiter*innen mit Einstellungsdatum, Name, Vorname, Qualifikation, EDV-Kürzel, Handzeichen, Unterschrift, und Austrittsdatum aufgeführt. Das EDV-Kürzel, zum Beispiel MM für Max Mustermann, wird in der Pflegedokumentationssoftware hinterlegt und Dokumentationseinträge werden nach dem Einloggen einer Mitarbeiter*in automatisch mit dem Kürzel signiert. Das handgeschriebene Handzeichen oder ggf. die Unterschrift werden zur Signierung von handgeschriebenen Einträgen in der Pflegedokumentation benötigt. Anhand der Handzeichen Liste ist somit immer nachvollziehbar, wer Autor der jeweiligen Dokumentation ist.